Cómo automatizar facturas con n8n: de un cobro a la factura enviada
Cobrar y luego facturar a mano es una de las tareas que más se repiten en una pyme: abrir el pago, copiar los datos, hacer la factura, mandarla por correo y apuntarla en la hoja de ventas. Cada paso es sencillo, pero juntos se comen horas y es fácil olvidar uno. n8n permite encadenarlos para que ocurran solos.
El flujo, de principio a fin
- Entra un cobro. El detonante puede ser un pago en Stripe, un formulario o una fila nueva en una hoja de cálculo.
- n8n recoge los datos: nombre o razón social, NIF, importe, concepto y fecha.
- Se genera la factura en PDF con tu plantilla y el siguiente número de serie.
- La factura se envía al cliente por correo desde tu cuenta de Gmail.
- Se anota una línea en Google Sheets con número, cliente, base, IVA y total.
- Si algo falla, recibes un aviso en Telegram con el motivo.
Qué herramientas intervienen
- n8n, como motor que conecta todo y ejecuta el flujo.
- Stripe u otra pasarela de pago, como origen del cobro.
- Google Sheets, como registro de facturas y numeración.
- Gmail, para enviar el PDF con un mensaje claro.
- Telegram, para los avisos de error.
Tres detalles que conviene cuidar
La numeración: debe ser correlativa y sin saltos, así que el contador se guarda en un único sitio y el flujo lo lee y lo actualiza en cada factura. Los datos fiscales: el NIF y la dirección del cliente tienen que llegar completos, por eso el formulario de cobro los pide como campos obligatorios. Los errores: un flujo que falla en silencio es peor que no tener flujo, así que cada ejecución fallida genera un aviso.
Antes de automatizar, habla con tu gestor
La facturación tiene requisitos legales que dependen de tu actividad y de tu situación fiscal, y cambian con el tiempo, por ejemplo con la normativa de facturación electrónica. Antes de poner en marcha el flujo, confirma con tu gestor qué datos debe llevar tu factura y qué sistema de emisión te conviene. Yo monto la parte técnica; la validez fiscal la define tu asesor.
Cuánto cuesta y cuánto se tarda
Un flujo de cobro a factura entra en el plan Starter (precio de lanzamiento de 159 €, habitual 190 €, sin IVA) si es un único flujo con un solo origen de cobro. Si hay varios orígenes, informes mensuales o conexión con tu contabilidad, lo habitual es el plan Pro (499 €, habitual 590 €, sin IVA). El plazo se cierra por escrito en el presupuesto, después de la auditoría gratuita. Los costes de n8n y de las demás herramientas los paga el cliente y se detallan antes de empezar.
Cómo saber si te compensa
Cuenta cuántas facturas haces al mes y cuánto tardas en cada una, desde que cobras hasta que el cliente la tiene. Si son más de diez y pierdes más de cinco minutos en cada una, automatizarlo ya tiene sentido. Por debajo de eso, una plantilla bien preparada puede bastar, y te lo digo con franqueza.
¿Lo vemos en tu negocio?
Te hago una auditoría gratuita y te digo qué automatizar primero y qué no merece la pena.
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